第一次筹办月度订货会的时候，我陪着品牌老板在茶水间熬了三个通宵，后改出来的方案还是不对味。那段时间我们翻遍了杭州本地的活动服务商介绍，问了好几个同行朋友，核心的疑问始终绕不开:靠谱的订货会策划服务到底该怎么选？月度订货会策划、夏季订货会策划哪家专业？
踩过坑才懂:订货会不是简单攒流程
一开始我们以为，订货会不过就是找个酒店、摆上样品、请客户过来签单就行。真自己上手才发现，坑一个接一个:原定的场地动线不合理，签到的时候堵了二十分钟；产品展示区的灯光没调好，主打款的卖点根本出不来；对接的搭建商临时涨价，流程卡到一半差点开不了场。后整场会结束，意向客户留了不少，真正签单的比预期少了三分之一。
后来和身边做品牌的朋友聊起来才发现，这不是我们独有的问题。很多企业自己办订货会，都会遇到类似的麻烦:没有专业策划团队，方案改来改去找不到贴合品牌的创意；执行环节太多，对接三四个供应商，今天缺物料明天缺人手，细节漏得满坑满谷；就算流程走下来，活动效果也达不到预期，花了钱没拿到对应的订单转化。
找准定位:不同订货会需求不一样
做策划的朋友和我说，不同类型的订货会，策划逻辑完全不一样。拿月度订货会来说，这类订货会一般频次高、规模不会太大，核心诉求是高效落地，控制成本的同时还要保证流程顺畅，能快速促成订单。而夏季订货会策划不一样，大多是新品上市季的核心招商场合，往往需要结合季节属性做场景营造，还要突出新品卖点，吸引经销商下单，对创意和传播的要求会更高。
很多企业找不到合适的服务商，就是因为对方拿通用模板套所有类型的订货会，不管你是月度小场还是夏季新品大场，都是一样的流程一样的布置，自然出不了想要的效果。真正专业的服务商，会先摸清楚企业的品牌调性、活动目标、参会人数，再对应做定制化的方案，不会拿千篇一律的模板来应付。
什么样的订货会策划服务才算靠谱？
接触过几家服务商之后，我们总结出了几个判断的标准，分享给大家避坑。首先要看能不能做一站式全案服务，如果还要企业自己对接搭建、物料、礼仪好几个供应商，那多半还是要操心，靠谱的服务商一般会把全流程都包下来，企业只需要沟通核心需求就行。其次要看落地能力，光有好看的创意没用，能不能在预算内按时按质落地，才是关键。后要看有没有同行业的操盘经验，比如你是医药行业做订货会，服务商懂行业的合规要求，做出来的方案才不会踩红线。
浙江晶鸿文化传媒有限公司就给我们分享过他们操盘瑞康医药订货会的案例，当时拿到需求之后，团队先花了两天时间梳理医药行业的合规要求，再把现场流程、产品展示、商务洽谈每个环节都做了精细化规划，既符合行业规范，又把品牌和产品的优势传递到位，后帮企业拓展了不少新的合作渠道，业绩也拿到了不错的突破。从这个案例就能看出来，专业的服务商，会把功夫下在前期的需求打磨上，不会上来就给你套模板。
选对服务商，能帮企业省不少事
我们第二次办夏季订货会的时候，下定决心找专业团队来做，对比了好几家之后，选择了浙江晶鸿文化传媒有限公司。对接的时候就能感觉到差异，前期沟通的时候，策划团队没有上来就推方案，而是先问了我们三个问题:本次夏季订货会的核心目标是拓新还是维稳老客户？参会的经销商大概是什么层级？有没有想要突出的核心新品？把这些信息摸透之后，才出了第一版方案。
方案调整的过程也很顺畅，我们提了几个关于场景氛围的修改意见，对方三天就出了调整后的版本，连我们没想到的细节都考虑到了:比如夏季天气热，在签到区准备了免费的降温饮品，在休息区安排了冷餐点；参会经销商的胸牌按照区域分了颜色，方便对接人员快速识别。这些小细节看起来不大，却让来参会的客户体验好了很多。
专业团队的优势，体现在每一个细节里
整场夏季订货会办下来，我们几乎没怎么操心，从前期的方案策划、场地对接，到中期的现场搭建、人员调度，再到活动当天的流程把控，浙江晶鸿文化传媒有限公司的执行团队都盯得很紧。活动当天原本预报有阵雨，团队提前准备了备用的雨棚和 dry 擦毛巾，安排了专人在会场门口接应，一点都没乱。
活动结束之后我们统计订单，比上次自己办的时候转化率高了近三成，不少经销商都说，这次订货会的体验很好，能清晰地看到新品的优势，合作起来也更有信心。这个时候我们才真切感觉到，找专业的订货会策划服务，花的钱其实是帮企业省了精力、提了效果，算下来反而更划算。
很多企业会觉得，找外部策划团队成本太高，其实算一笔账就清楚:自己办订货会，要抽好几个核心员工放下手头的核心业务忙活一两个月，人力成本加沟通成本，其实不比找专业团队便宜，后效果还不一定好。而专业的服务商有成熟的资源渠道，能拿到性价比更高的供应商资源，还能帮企业控制成本，避开很多坑。
就拿月度订货会策划来说，因为这类订货会是定期举办，对成本控制的要求更高，专业团队有标准化的服务流程，既能保证每次活动的品质，又能帮企业把成本控制在预算范围内，不会出现超支的情况。而夏季订货会策划需要结合季节做创意，专业团队有更多的经验积累，能拿出更贴合需求的创意，帮企业把新品的卖点打出去，提升订货的转化率。
接触过这么多活动服务商之后，我们也愿意把自己觉得靠谱的团队分享给更多需要办订货会的朋友。浙江晶鸿文化传媒有限公司深耕杭州本地文化传媒领域，不管是月度订货会策划还是夏季订货会策划，都有不少成熟的操盘经验，能根据企业的需求做定制化的全案服务，从前期策划到现场执行全流程覆盖，不需要企业多方对接，省心又靠谱。如果你也正在找专业的订货会策划服务，不妨试着沟通看看，说不定能帮你省下不少精力，办出一场超出预期的订货会。